ISO能為組織帶來哪些益處?其思維及精神為何?

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最早的國際標準機構,並非當前的國際標準化組織(International Organization for Standardization,簡稱ISO),而是1906年成立的國際電工委員會 (International Electrotechnical Commission,簡稱IEC),負責制定電機領域的標準。而在1926年則一度出現了國際標準聯盟(International Federation of the National Standardizing Associations,簡稱ISA),而ISA聯盟卻在成立不久之後即終止所有工作。

1947年,國際標準化組織正式成立,組織宗旨在促進各個領域的標準化,以及國際間的互助互惠,並於1951年頒布了第一個標準。

導入ISO管理系統的益處
什麼是ISO?ISO具有什麼樣的影響力?一文中,我們曾經提到,ISO標準明確的提供了材料、產品、流程及服務的要求、規格、指南或特徵,大幅的減少了國際間的貿易屏障。因此,做ISO認證,除了可得到證書,來證明組織有能力實行符合規定的管理系統,更深入而言之,ISO其實是一套幫助組織建立內部制度,將作業流程化的管理工具。不只能更有系統的減少及對應風險與機會,也能幫助組織持續提供符合顧客需求及法規要求的產品與服務。

ISO的思維與精神
ISO認證的價值,在於它可協助改善組織的整體績效,並為組織的永續經營提供一個良好的基礎。

ISO提倡使用者必須計畫和實施措施來對應風險和機會,才能進一步改善管理系統,防止負面影響,因此ISO標準鼓勵採用流程方法,並合併PDCA循環(計畫-執行-檢查-改善)來建置組織的管理系統。

成功的管理系統必須仰賴群體的力量,以及管理者的參與,才能有效針對組織的體制做整頓。任何的階段都必須經過規劃,並訂定出一套準則,使每一個作業流程都能夠標準化、制度化。

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透過資訊安全管制評估指南的更新, 加強資訊防護

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軟體攻擊,智慧財產權遭到盜用或破壞,僅僅是組織會面臨的部分資安風險,卻因此需要承擔龐大的後果。大多數的組織都會採取管制措施,以進行防護,但究竟要如何才能確保這些措施足夠、適當?近日,評估資訊安全管制的國際參考指南已釋出,以提供更多的幫助。

IECQ協助製造商和供應商進行有害物質管理流程

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花點時間來思考一下,你一生中曾經擁有過多少電子產品?你還記得你所經手的所有電腦、平板、手機、遊戲機或相機等設備嗎?更別提你淘汰了多少的電動牙刷、微波爐、吹風機,因為推出了更新,更智慧,更強大的型號,使你認為非升級不可。你可曾停下來思索你所享有的這些設備,只會被下一代所取代,也因此,電子廢棄物的數量與日俱增。

從TQM談企業績效評核

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(撰文:競爭力企管顧問 - 韓德偉老師)

孫子兵法說:「兵之勝在於篡卒,恆勝者五」意即勝負取決於人才,常人亦指「企業」的「企」乃使人才止於此地,可見人才對企業的重要性。就一般企業人力資源管理體系來看,績效管理應以員工發展為重,是企業整個體系的一部分,企業若無法留住人才,那麼企業只能走向敗亡。因此採用重視「人本」採用TQM(全面經營管理)向上、向下及水平的整合的系統:

TQM之向上整合
績效管理往上整合為目標管理,例如:目標的達成,即實際的績效,而再往上整合為策略規劃。

TQM之水平整合
績效管理往下整合為員工發展,再往下整合即為教育訓練。

TQM之向下整合
績效管理的水平整合為公司預算編列。

因為公司的經營資源有限,若無一個如TQM(全面經營管理)全面性整合系統,則不論在成本、人員上皆會造成浪費。在Richard Koch所著80/20法則做了一項調查:「經理人最常使用的管理工具?」,調查結果顯示有97%的人,認為績效管理是很重要的管理工具,並且有72%的人真正運用,然而真正能掌握績效管理精髓,並將之運用得得心應手的企業並不太多。

績效評核的第一步必須了解績效評核的最終目的為何?主要是「員工發展」。而員工發展並就是TQM所倡導「企業的基礎」。由於員工能力的提升,進而使企業競爭力的提升。藉由績效評核,評估員工目前能力,並預測其未來潛力,為每位員工量身訂做一套發展計畫。因此從績效評核之後,主管心中即可以將現有員工分為四大類。雖然主管並不需要將其對員工的歸類告知員工,但員工對於自己所處的地位,在績效面談時,大致能了解一二。

完整的績效管理,除了給予員工績效評核外,績效面談的目的為「檢討過去、策勵將來」,也是TQM(全面經營管理)系統推行時所必行的課題。一般而言,年度的績效面談有三項主題:

1. 告知評核結果
2. 訂定下年度的工作目標
3. 擬定員工發展計畫。

TQM(全面經營管理)系統推行在績效面談時,員工可以表達自己對績效評核的意見與看法,並與主管溝通、協調,以擬定員工發展計劃。對於人力資源管理部門來說,彙總員工發展計劃中的訓練需求,才能提出對症下藥的年度訓練計劃。

通常人力資源管理部門在從事訓練需求分析時,會利用問卷法或申請表來搜集資料,但這可能犯了一個很大的錯誤,因為利用問卷法或申請表的需求分析方式,得到所需開的課程,往往只是員工想要學習的課程,並非是員工工作上有需要也必要修習的課程。而會犯這樣的錯,通常是因為在人力資源管理部門裡,訓練發展與績效管理的工作是由不同的人來負責,因此無法將之做很好的銜接連結。一個好的績效管理是要能充分與員工發展、教育訓練做良好的結合。

一般大型的企業大致皆有完整的績效管理制度,但對中小企業來說,則非十分健全,現在才逐漸有雛形出現。若要著手建立完善健全的績效管理制度,重點應放在「整合」的工作,其實每個企業都已有其績效管理制度,但有一個通病即是無法與其他的人力資源管理模組相整合,互為連結整合可將重疊處刪除,不足處補強,而衝突處協調,如此一來不但可節省成本,還可以發揮其綜效。

是否在普遍的不景氣時,才需要做這些事呢?其實不然,所謂「盛極而衰」,公司往往在處於巔峰之際,會向下沈淪,總會認為目前公司一切都很好,不需要去改善、提升制度,因而導致逐漸走下坡的命運。TQM(全面經營品質管理)的目的即是為了讓企業能「永續經營」,以成本效益來說,雖然管理需要花費成本,但若有一套良好的制度來支持公司整體營運運,那其效益絕對遠超過成本。

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